Automatische antwoorden in WhatsApp Business instellen, met voorbeeldteksten
App me je situatie, dan zeg ik waar ik zou beginnen.Stuur een appje →In WhatsApp Business stel je automatische antwoorden in via Instellingen, Bedrijfshulpmiddelen. Daar vind je drie functies: een begroetingsbericht voor nieuwe klanten, een afwezigheidsbericht buiten je openingstijden en snelle antwoorden die je met een schuine streep oproept. Alle drie zijn gratis en in vijf minuten ingesteld.
Voor veel vakbedrijven is WhatsApp het belangrijkste kanaal geworden. Klanten appen een foto van een lekkage, een vraag over een offerte of een verzoek om langs te komen. Omdat je vaak op een klus staat, blijven die berichten uren liggen. Automatische antwoorden lossen dat niet helemaal op, maar ze zorgen wel dat niemand zonder reactie blijft. Hieronder hoe je ze instelt en welke teksten goed werken.
De drie automatische functies in WhatsApp Business
| Functie | Wanneer gaat hij af | Waar goed voor | Instellen via |
|---|---|---|---|
| Begroetingsbericht | Eerste bericht van een klant, of na 14 dagen geen contact | Welkom heten en uitleggen wat je van de klant nodig hebt | Bedrijfshulpmiddelen, Begroetingsbericht |
| Afwezigheidsbericht | Buiten je openingstijden of in een periode die jij instelt | Laten weten wanneer je reageert | Bedrijfshulpmiddelen, Afwezigheidsbericht |
| Snelle antwoorden | Als jij de sneltoets typt, bijvoorbeeld /werkgebied | Vaste antwoorden snel versturen | Bedrijfshulpmiddelen, Snelle antwoorden |
Het begroetingsbericht en het afwezigheidsbericht gaan vanzelf. Snelle antwoorden verstuur je zelf, maar ze schelen typwerk bij vragen die je tien keer per week krijgt. Het WhatsApp-helpcentrum beschrijft de functies op de pagina over afwezigheidsberichten. Een overzicht van wat de gratis app verder kan, staat op de pagina van WhatsApp Business.
Afwezigheidsbericht instellen in WhatsApp Business
- 1Open WhatsApp Business en ga naar Instellingen (iPhone) of het menu met de drie puntjes (Android).
- 2Tik op Bedrijfshulpmiddelen en daarna op Afwezigheidsbericht.
- 3Zet Afwezigheidsbericht verzenden aan en schrijf je tekst.
- 4Kies bij Planning voor Altijd verzenden, een Aangepaste planning of Buiten openingstijden.
- 5Kies bij Ontvangers voor iedereen, alleen mensen die niet in je adresboek staan, iedereen behalve een paar contacten, of alleen bepaalde contacten.
- 6Tik op Opslaan.
Buiten openingstijden werkt alleen als je openingstijden in je bedrijfsprofiel staan. Vul die dus eerst in, onder Bedrijfshulpmiddelen, Bedrijfsprofiel. Een tip: kies bij ontvangers voor mensen die niet in je adresboek staan. Dan krijgen je vaste leveranciers en je collega's niet elke avond een automatisch bericht.
Begroetingsbericht en snelle antwoorden instellen
Het begroetingsbericht zet je op dezelfde plek aan, onder Bedrijfshulpmiddelen, Begroetingsbericht. Het gaat naar iedereen die je voor het eerst een bericht stuurt, en opnieuw als iemand 14 dagen niets van zich heeft laten horen. Gebruik het om te vertellen wat je van een nieuwe klant nodig hebt, dan krijg je in het eerste bericht al de informatie waar je anders om moet vragen.
Snelle antwoorden maak je aan onder Bedrijfshulpmiddelen, Snelle antwoorden. Je geeft elk antwoord een sneltoets, zoals /werkgebied of /offerte. In een chat typ je de schuine streep en kies je het antwoord. Maak er vijf tot tien, voor de vragen die je het vaakst krijgt.
Voorbeeldteksten voor een vakbedrijf
| Soort | Voorbeeldtekst |
|---|---|
| Begroeting | Hoi! Bedankt voor je bericht aan Schildersbedrijf Jansen. Stuur gerust een paar foto's van het werk, je adres of plaats en wanneer je het uitgevoerd wilt hebben. Dan kan ik je snel een prijsindicatie geven. |
| Afwezig, avond en weekend | Bedankt voor je bericht! Ik reageer op werkdagen tussen 7:30 en 17:00, en appt je morgen voor 10:00 terug. Stuur alvast foto's en je plaats mee, dan kan ik direct verder. Bij een lekkage of spoed: bel 06 12 34 56 78. |
| Afwezig, vakantie | Ik ben tot en met 16 augustus op vakantie en reageer daarna binnen twee werkdagen. Voor lopende klussen kun je terecht bij Mark op 06 12 34 56 78. |
| Snel antwoord /werkgebied | We werken in Groningen en een straal van 30 kilometer daaromheen, waaronder Haren, Zuidhorn, Leek en Hoogezand. |
| Snel antwoord /offerte | Een offerte is gratis. Ik kom meestal binnen een week langs om te kijken en te meten, en je ontvangt de offerte binnen drie werkdagen daarna. |
Twee dingen maken het verschil. Noem een concreet moment waarop je terugkomt, zoals morgen voor 10:00, in plaats van zo snel mogelijk. En vraag in het automatische bericht meteen naar de informatie die je nodig hebt. Dan is het eerste gesprek dat je voert al een half offertegesprek.
Wil je dat WhatsApp ook antwoord geeft?
Een AI-assistent beantwoordt vragen uit jouw informatie, vraagt door op wat je nodig hebt en plant een afspraak in, ook 's avonds. Jij krijgt een complete aanvraag.
Bekijk AI-chatbot laten maken →App meWaar een automatisch antwoord ophoudt
De automatische functies in WhatsApp Business sturen een vaste tekst. Ze lezen niet wat de klant vraagt. Vraagt iemand om negen uur 's avonds of je volgende week woensdag kunt, dan krijgt hij je afwezigheidsbericht en moet hij tot de volgende ochtend wachten. In de tussentijd heeft hij misschien al een ander bedrijf geappt dat wel antwoord gaf.
| Automatische antwoorden | AI-assistent | |
|---|---|---|
| Kosten | Gratis | Opzet plus maandbedrag plus berichtkosten van Meta |
| Leest de vraag | Nee, stuurt een vaste tekst | Ja, begrijpt wat de klant vraagt |
| Beantwoordt vragen | Alleen via snelle antwoorden die jij verstuurt | Ja, uit jouw vastgelegde informatie |
| Vraagt door | Nee | Ja, op wat jij nodig hebt voor een offerte |
| Plant afspraken in | Nee | Ja, in je agenda |
| Werkt op | WhatsApp Business-app | WhatsApp Business API en je website |
| Past bij | Een paar berichten per dag | Tientallen berichten per week, of veel 's avonds |
Voor een bedrijf dat een paar berichten per dag krijgt, zijn de gratis functies precies goed. Krijg je er tientallen per week, of komt een groot deel 's avonds binnen, dan kost elke gemiste reactie je opdrachten. Dan loont een assistent die de vraag leest en antwoordt. Het verschil tussen een chatbot en een assistent die ook iets doet, leg ik uit in wat is een AI-agent. Een AI-assistent in WhatsApp draait op de Business API, die per bericht rekent. Wat dat vanaf 1 oktober 2026 kost, staat in WhatsApp Business API kosten.
Veelgemaakte fouten met automatische berichten
- Het afwezigheidsbericht staat op altijd verzenden, waardoor ook klanten midden op de dag te horen krijgen dat je er niet bent
- Er staat geen moment in waarop je terugkomt, waardoor de klant niet weet of hij moet wachten
- Je vaste contacten krijgen elke avond hetzelfde bericht, omdat ontvangers op iedereen staat
- De vakantietekst blijft na je vakantie aan staan
- Er staat geen telefoonnummer in voor spoed, terwijl je wel spoedklussen doet
Loop je instellingen één keer per kwartaal na, en zet een herinnering in je agenda voor de dag na je vakantie. Wil je meer uit WhatsApp halen voor je vindbaarheid en je aanvragen, lees dan ook gevonden worden bij spoedklussen.
Veelgestelde vragen
Hoe stel ik een automatisch antwoord in op WhatsApp?
Alleen in de WhatsApp Business-app. Ga naar Instellingen, Bedrijfshulpmiddelen en kies Afwezigheidsbericht of Begroetingsbericht. Zet de functie aan, schrijf je tekst, kies wanneer en naar wie het bericht gaat en tik op Opslaan.
Kan ik een automatisch antwoord instellen in de gewone WhatsApp?
Nee. Automatische antwoorden zitten alleen in WhatsApp Business. Die app is gratis en je kunt je bestaande nummer overzetten. Je gesprekken blijven daarbij bewaard als je de overstap in de app volgt.
Wanneer wordt een begroetingsbericht verstuurd?
Als iemand je voor het eerst een bericht stuurt, en opnieuw als iemand 14 dagen geen contact met je heeft gehad. Het gaat dus niet bij elk bericht, alleen bij het begin van een nieuw gesprek.
Waarom werkt mijn afwezigheidsbericht niet buiten openingstijden?
Meestal omdat je openingstijden niet in je bedrijfsprofiel staan. De optie buiten openingstijden gebruikt die tijden. Vul ze in onder Bedrijfshulpmiddelen, Bedrijfsprofiel, en controleer daarna of het afwezigheidsbericht aan staat.
Wat zijn snelle antwoorden in WhatsApp Business?
Vaste antwoorden die je onder een sneltoets opslaat, zoals /werkgebied of /offerte. In een chat typ je de schuine streep en kies je het antwoord. Ze gaan niet vanzelf, je verstuurt ze zelf, maar ze schelen veel typwerk.
Kan WhatsApp Business zelf vragen van klanten beantwoorden?
Niet met de standaardfuncties. Die sturen een vaste tekst en lezen de vraag niet. Wil je dat vragen echt beantwoord worden en afspraken worden ingepland, dan heb je een AI-assistent nodig op de WhatsApp Business API.
Kost een automatisch antwoord in WhatsApp Business geld?
Nee, de functies in de WhatsApp Business-app zijn gratis. Alleen de WhatsApp Business API, die je gebruikt voor chatbots en gedeelde inboxen, rekent per bericht. Vanaf 1 oktober 2026 kost een servicebericht daar in Nederland ongeveer 5 dollarcent, na de eerste 1.000 per maand.
Wat zet ik in een goed afwezigheidsbericht?
Een bedankje, het concrete moment waarop je terugkomt, een vraag om de informatie die je nodig hebt, zoals foto's en de plaats, en een telefoonnummer voor spoed als je spoedklussen doet. Houd het kort en in je eigen toon.