Webshop of website met offerteformulier: wat past bij jouw bedrijf

Je hebt een webshop nodig als je vaste prijzen hebt, voorraad bijhoudt en klanten direct willen afrekenen. Verkoop je maatwerk, werk je met offertes, of heb je minder dan dertig producten, dan is een gewone website met een bestel- of offerteformulier bijna altijd beter: goedkoper om te bouwen, minder onderhoud, en klanten haken minder af. De vraag is niet wat mooier is maar hoe jouw verkoopproces werkt.

Ik krijg deze vraag vooral van vakbedrijven die naast hun werk iets willen verkopen, en van ondernemers die vinden dat ze achterlopen omdat hun concurrent wel een webshop heeft. Dat laatste is zelden een goede reden. Ik heb webshops opgeleverd die maandenlang halfleeg bleven staan omdat de ondernemer er niet aan toekwam, en dat is duur betaald.

Vijf vragen die de keuze bepalen

Vier of vijf keer in de linkerkolom: bouw een webshop. Drie of meer keer in de rechterkolom: houd het bij een formulier. Zit je precies in het midden, kijk dan naar de laatste rij. Dat is de vraag die het meeste zegt over hoe je bedrijf werkt.

Waarom een webshop klanten kan kosten

Dit is de kant die zelden verteld wordt. Een webshop dwingt de klant tot een beslissing op het moment dat hij nog aan het oriënteren is. Bij producten waar twijfel bij zit, maatvoering meespeelt, of waar advies nodig is, is dat precies het verkeerde moment.

Ik heb dat gezien bij een bedrijf dat maatwerkproducten in een webshop zette. De bezoekers kwamen, keken naar de prijs, wisten niet zeker of het bij hun situatie paste, en gingen weg. Toen we de winkelwagen vervingen door een formulier met drie vragen, kwamen er wel aanvragen binnen. Diezelfde bezoekers, ander proces.

Dat laatste punt onderschatten veel ondernemers. Een bestelling is eenmalig. Een aanvraag is een contact, en daar kun je een klant van maken die vaker terugkomt. Voor een vakbedrijf is dat vaak meer waard dan de marge op één product. Er komt bij online verkopen bovendien een pakket verplichtingen kijken dat je met een offerteformulier grotendeels ontloopt: retourrecht, informatieplicht en verplichte vermeldingen bij verkoop op afstand. Wat er precies moet, staat bij Ondernemersplein en de ACM.

Wat de twee opties kosten

Kijk naar de onderste twee rijen samen. Bij weinig bestellingen is handmatig afhandelen goedkoper dan een systeem onderhouden. Bij veel bestellingen kantelt dat, want vijftien minuten per order maal honderd orders is meer dan twee werkdagen per maand. Waar precies dat omslagpunt ligt, hangt af van je marge en je uurtarief.

De volledige rekensom met alle kostenposten van een webshop, inclusief wat het vullen ervan kost, staat in wat kost een webshop laten maken.

De tussenvorm die vaak het beste werkt

Er is een derde optie die weinig genoemd wordt en die bij vakbedrijven vaak precies past: een productoverzicht met prijzen, maar zonder winkelwagen. Elke productpagina eindigt met een formulier waarin het product al is ingevuld.

De klant ziet wat het kost, kan vergelijken, en doet een aanvraag in plaats van een bestelling. Jij houdt het gesprek, kunt adviseren of iets erbij verkopen, en je hebt geen voorraadsysteem, geen betaalkoppeling en geen transactiekosten.

Deze vorm werkt goed voor bedrijven die producten leveren waar montage, advies of maatwerk bij komt kijken. Kozijnen, vloeren, tuinschermen, dakramen, kachels. De klant oriënteert zich zelfstandig en neemt contact op als hij er klaar voor is.

Wanneer een webshop wel de goede keuze is

Om het eerlijk te houden, want ik lijk hierboven vooral tegen webshops te schrijven. Er zijn situaties waarin het antwoord gewoon ja is.

• Je verkoopt standaardproducten met vaste prijzen die niemand hoeft uit te leggen.
• Je hebt voorraad en die moet zichtbaar zijn, anders beloof je iets dat je niet hebt.
• Je klanten bestellen herhaald, bijvoorbeeld verbruiksartikelen of onderdelen.
• Je hebt zakelijke klanten met eigen prijsafspraken. Een besloten bestelomgeving scheelt jullie allebei tijd.
• Je verkoopt buiten je werkgebied. Dan is verzenden je bedrijfsmodel en hoort daar een shop bij.
• Je hebt meer dan 15 tot 20 bestellingen per maand. Vanaf dat punt kost handmatig afhandelen je meer dan het systeem.

Die vierde rij is bij vakbedrijven de meest onderschatte kans. Lever je materialen aan collega-bedrijven, dan is een besloten omgeving waar zij tegen hun eigen prijzen bestellen een groot gemak. Dat scheelt jou telefoontjes en hen wachttijd, en het bindt ze aan je.

Wat je doet als je twijfelt

Begin met het formulier. Dat is geen compromis maar een verstandige volgorde: je bouwt het goedkoopste dat kan werken, je ziet wat er gebeurt, en je breidt uit als het volume er is.

1. 1Zet je producten online met prijzen en een formulier per product. Bouwkosten laag, live binnen weken.
2. 2Meet drie tot zes maanden. Hoeveel aanvragen komen er, en hoeveel worden er bestelling?
3. 3Tel je tijd. Hoeveel minuten kost het afhandelen je per week?
4. 4Kijk naar het patroon. Vragen mensen steeds hetzelfde, of wil iedereen iets anders?
5. 5Beslis dan pas. Zijn de bestellingen standaard en zijn het er meer dan vijftien per maand, bouw dan de webshop.

Wat je in die maanden leert, is meer waard dan welk advies ook. Je ontdekt welke producten lopen, welke vragen mensen stellen en waar ze afhaken. Die kennis maakt de webshop die je daarna eventueel bouwt veel beter dan wanneer je meteen was begonnen.

Wat je in beide gevallen nodig hebt, is dat mensen je site überhaupt vinden. Een webshop zonder bezoekers verkoopt niets en een formulier zonder bezoekers ook niet. Reken daar in het eerste jaar op minimaal 250 tot 500 euro per maand voor, bovenop de bouwkosten. Wat dat inhoudt, staat in wat kost online marketing voor een vakbedrijf.